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リスクコントロールのための労働契約と就業規則

1,帝国ニュースの連載から転載します。

今回は,会社と労働者の関係の基本である労働契約や就業規則のことをとりあげます。

 

2,労働条件通知書と労働契約書

労働者を雇うとは,労働者が使用者に使用されて労働し,これに対して使用者が賃金を支払う「契約」をするということです。

人事の現場では従業員を雇用するときには労働条件通知書が必須であるものの,労働契約書は必要ないと思われているようです。しかし労働契約書を作ることをお勧めします。労働契約も契約である以上は,そのリスクをコントロールするためにきちんと契約書を作るべきだからです。

「労働条件通知書」とは,労働者に対して賃金や労働時間といった労働条件を明示するための書面です。労働条件通知書と労働契約書の違いは,そこに労働者の承諾が表明されているかどうかという点です。労働条件通知書は会社からの通知ですからそこに労働者の承諾は表明されておりません。労働契約によって会社側から示された労働条件について労働者が合意をしたことになります。労働契約書を作成することにより,後から,労働条件は会社が一方的に示しただけで内容について合意したわけではないとの主張を防ぐことができます。また,ほとんどの労働条件通知書のフォームは,義務づけられた事項のみを記載する形になっていることが多いので,そこにわざわざ細かい労働条件を記載することはしません。これに対して,労働契約書には,労働条件通知書に明示することが義務づけられた事項以外の項目を盛り込むことができます。義務づけられた事項以外の項目を盛り込むことにより,リスクをコントロールすることができることから,労働契約書を作ることをお勧めしたいのです。

 

3,労働契約書の内容

労働契約書にどのような内容を記載したらよいのでしょうか。

これは,後に述べる就業規則があるのかによって異なってきます。

もし,就業規則がない場合において労働契約を結ぶというのであれば,下記のように賃金や雇用期間などの労働条件だけではなく,服務規律や解雇,懲戒処分についても詳しく記載する必要があります。なぜかというと,そのリスクをコントロールするように契約書を作るべきだからです。あらかじめ契約書において服務規律等を決めておかないとなると、なにかトラブルが発生したときに対処に困ってしまうことになります。

(1)労働契約書に記載すべき事項

  • 雇用期間
  • 有期雇用契約の更新の有無と基準
  • 修行場所と担当業務
  • 労働時間・休憩・休日・休暇
  • 賃金
  • 退職・解雇

(2)必要に応じて記載すべき事項

  • 賞与・退職金
  • 懲戒処分
  • 秘密保持事項
  • SNSの利用←最近は従業員のSNS利用がリスクをはらんでいます。
  • 退職時・退職後の義務

しかし,これだけの内容を契約書に盛り込むと,かなり分厚い労働契約書になってしまいそうで,あまり現実的ではないように思います。そこで,お勧めしたいのが,就業規則の活用です。

 

4,就業規則とそのメリット

「就業規則」とは、労働基準法等に基づき、労働条件や服務規律について事業場ごとに定めた規則のことです。賃金や休日等に関する規定に加えて、業務にあたっての遵守すべき事項などが定められており、いわゆる働くうえでのルールブックです。

就業規則は,労働者を常時10人以上雇用している会社の場合は,作成と届出が原則として義務付けられています(労働基準法第89条)。就業規則の作成義務があるにもかかわらず作成していない、あるいは管轄の労働基準監督署に届け出ていない等、就業規則の作成義務や届出義務に違反した場合は、30万円以下の罰金が科せられます(労働基準法第120条)。つまり,従業員が常に10人以上いる会社については、就業規則の提出が義務ですが、従業員10人未満の場合は任意ということです。

では,従業員10人未満の会社は義務がないから就業規則を作らなくてもよいのでしょうか。就業規則は働くうえでのルールブックですから、それがないとトラブルが発生したときに対処に困ってしまい,トラブルが起こる度に、その場しのぎの対応をせざるを得ません。これは面倒です。就業規則を作成すると労働条件等をその都度決める必要がなくなり、また,ルールをはっきりと明示するので,社員との認識の違いから生じるトラブルを防ぐことができます。そして、懲戒規定を整備することで、トラブルが発生したときに適切な懲戒処分を行うことが可能になります。将来,事業を大きくしていこうというのであれば雇用する従業員の数が増えていくことになり,いつかは就業規則を作らざるを得ません。そうであれば,早めに作っておいた方がよいといえます。ちなみに,私の事務所には、就業規則を作成すべき法律上の義務はありませんが,職場でのルールをはっきり理解してもらうために就業規則を作っています。

 

5,就業規則の記載内容

就業規則に記載する事項には、以下の3つがあります。

「絶対的必要記載事項」→必ず明記しなければならないもの

「相対的必要記載事項」→会社が定めをおく場合は記載しなければならないもの

「任意的記載事項」→就業規則への記載は任意のもの。

以上のうち絶対的必要記載事項について記載がない場合には、30万円以下の罰金が科されるため注意が必要です。

絶対的記載事項は以下のとおりです。

(1)始業時刻

(2)終業時刻

(3)休憩時間

(4)休日

(5)休暇

(6)労働者を2組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項

(7)賃金の決定、計算の方法

(8)賃金の支払の方法

(9)賃金の締切り及び支払の時期

(10)昇給に関する事項

(11)退職に関する事項、解雇事由

ほとんどの会社は,絶対的記載事項以外についても就業規則で数多く規定しています。

厚生労働省が,モデル就業規則規定例をホームページに掲載していますので,どんな規定があるのかぜひご覧ください。

最近は,就業規則により労務リスクをコントロールしようという考え方が普及してきたためか就業規則の分量も30ページを超える傾向にあります。とくに,服務規律だけで30個以上詳細に定めている就業規則も見かけます。

しかしながら,あまりに細かく多くを定めてしまうと,従業員が読む気がなくなる気がします。そうなると,就業規則の意味がなくなりそうです。また,就業規則に詳細に定めて従業員をがんじがらめに管理拘束しさえすれば問題はないという発想があるとすればいかがなものかと感じます。服務規律を定めるについては,従業員がルールに従って自発的に働きやすいようにとの観点からもどの程度詳細に定めるのかを検討した方がよいでしょう。

 

6,就業規則の作り方

就業規則を作る場合には,厚生労働省のモデル就業規則のフォームを利用したり,ネットや本にあるものを利用する会社も多いと思います。このやり方のよいところはお金の節約になることです。厚生労働省のモデル就業規則を利用する場合,それぞれの規定について解説があるので,それをきちんと読んで,理解してください。法律に決められているからd形だけ就業規則があればよいという考え方ではいけません。就業規則を作る場合,雇用契約に伴い生じるトラブルのリスクをコントロールするという観点が大切です。そもそも何が問題になりそうかがわからないのでは,雇用契約に伴い生じるリスクをコントロールをできるわけがありませんよね。

そして,このようなモデル書式を使用する場合には,それが自分の会社の実態とあうかどうかも考えてください。会社の実態に合わない就業規則を無理に作ると,現実には就業規則とは異なる取扱が行われることとなり,結果としてせっかく作った就業規則が形骸化してしまうおそれがあります。これでは就業規則の意味がありません。

自分の会社の実態に合わせてモデル書式を修正していくのは意外に手間がかかります。そのような手間をかけたくない場合には,費用はかかりますが,社会保険労務士や弁護士などに作成を依頼するのもよいでしょう。

 

7.就業規則作成の手続

就業規則作成の3ステップは以下のとおりです。

  • 会社側が就業規則を作成する
  • 作成した就業規則を労働者へ周知し、書面にて意見を聴取する
  •  ②で聴取した意見書を添付し行政(労働基準監督署)へ届出を行う

ところで,就業規則を作成したけれども社長しか内容を知らない,社員へ周知していないというのが結構あります。なかには大切に金庫にしまったままという会社もあります。

作成した就業規則の労働者への「周知」してください。方法は以下のとおりです。

1)常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること

2)書面を労働者に交付すること

3)磁気テープ、磁気ディスク、その他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を確認できる機器を設置すること

これらの周知を怠っていた場合、例えば作成後も社長以外は見られないような状態の場合,就業規則に効力は発生しません。

そもそも就業規則は働く上でのルールブックです。従業員に,会社のルールを教えていないのに,ルールに従った行動をしろというのは矛盾していますし,理不尽です。そこで,上記の周知するのはもちろんですが,より就業規則のルールブックとしての実効性を高めるために,従業員に対して就業規則の内容を説明する会を開催することをお勧めします。こうすることで,たとえば服務規律などについて従業員がその内容を理解することができるようになると思います。

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